Sharepoint On Premise vs. Online

Sharepoint in Microsoft 365 ist eine Business Application, die Unternehmen in ihren Dataverse-basierten Modern Workplace dabei unterstützt, Dokumente zu teilen, Zusammenarbeit zu fördern und Daten effizient zu verwalten. Mithilfe von DevOps-Praktiken können Unternehmen die Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von SharePoint-Lösungen optimieren.

Bei der Entscheidung zwischen Sharepoint On Premise und Sharepoint Online müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, darunter auch die Herausforderungen und Möglichkeiten einer "Tenant-to-Tenant Migration".

Die Wahl zwischen Sharepoint On Premise und Sharepoint Online hängt oft von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen eines Unternehmens ab. Refactoring und SharePoint, sei es in der Online-Version oder als On-Premise-Lösung, liegt in der Notwendigkeit, den SharePoint-Code zu verbessern, um ihn effizienter, wartbarer und besser an die spezifischen Anforderungen anzupassen.

Sharepoint kann mit der Microsoft Power Platform erweitert werden, um Low-Code-Anwendungen, Workflows und mobile Lösungen zu erstellen.

Unternehmen sollten sorgfältig abwägen, welches Modell besser zu ihren geschäftlichen Anforderungen passt und dabei die Vorteile und Herausforderungen der jeweiligen Cloud Architektur berücksichtigen.

Zudem bietet die Integration von Low-Code-Entwicklungswerkzeugen in die SharePoint-On-Premise- oder Online-Umgebung eine Möglichkeit, die Anpassungsfähigkeit und Flexibilität zu erhöhen.

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Was ist Sharepoint?

Microsoft Office Sharepoint ist eine wegweisende, webbasierte Plattform, die die Zusammenarbeit in Teams auf ein neues Niveau hebt. Diese innovative Lösung ermöglicht eine nahtlose Kooperation und den Austausch von Daten in Echtzeit.  

Sharepoint ermöglicht eine effiziente Verwaltung von Dokumenten. Teams können Dokumente erstellen, bearbeiten und gemeinsam nutzen, wodurch die Zusammenarbeit optimiert wird.

Außerdem fördert die Plattform die gemeinsame Nutzung von Ressourcen. Es können zentral Dateien, Daten und Tools abgelegt werden. Dadurch wird der Zugriff für alle Teammitglieder ermöglicht.

Sharepoint bietet leistungsstarke Content-Management-Funktionen, um Inhalte effektiv zu organisieren, zu verwalten und zu präsentieren. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die einen effektiven Austausch und die Präsentation von Inhalten benötigen.

Neben diesen Hauptfunktionen bietet Sharepoint eine Vielzahl weiterer Werkzeuge und Anwendungen. Diese steigern die Produktivität und optimieren die Arbeitsabläufe.

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Was ist Sharepoint On Premise?

SharePoint On-premises bezieht sich auf eine Bereitstellung von Microsoft SharePoint. Dieses ist lokal auf den Servern eines Unternehmens oder einer Organisation installiert. Hierbei gewährt die Server Migration Unternehmen eine vollständige Kontrolle über die SharePoint-Infrastruktur.

Allerdings geht diese Kontrolle mit einer umfassenden internen Wartung einher. Unternehmen haben hierbei die Möglichkeit ihre Sharepoint-Umgebung, gemäß ihren spezifischen Anforderungen, anzupassen und zu konfigurieren. Diese Methode erfordert jedoch Investitionen in Serverhardware, Wartungspersonal und regelmäßige Aktualisierungen.

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Was ist Sharepoint Online?

Im Gegensatz dazu ist Sharepoint Online eine moderne, cloudbasierte Variante. Hierbei werden die Sharepoint-Dienste von Microsoft in der Cloud gehostet. Unternehmen können auf diese Dienste über das Internet zugreifen, ohne eine eigene Infrastruktur von Servern betreiben zu müssen.  

Sharepoint Online Plan bietet Unternehmen die Möglichkeit von Skalierbarkeit, automatischen Updates und geringeren anfängliche Kosten zu profitieren. Der Zugriff auf die Plattform erfolgt über Webbrowser, was die Flexibilität und Mobilität der Teammitglieder erhöht. Diese Variante minimiert den Bedarf an internem Wartungspersonal, da Microsoft die Wartung der Infrastruktur der Server übernimmt.

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Sharepoint Online vs. On Premise:

Infrastruktur

• On Premise:
  Die On-Premise-Version von Sharepoint erfordert, dass Unternehmen ihre eigene lokale Serverinfrastruktur aufbauen und verwalten. Das bedeutet, dass Hardware, Netzwerkressourcen und andere infrastrukturelle Elemente intern betrieben werden müssen.
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• Online:
  Im Gegensatz dazu ist Sharepoint Online Data cloudbasiert. Die gesamte Infrastruktur wird von Microsoft in der Cloud gehostet. Unternehmen benötigen keine eigenen physischen Server und können auf die Dienste über das Internet zugreifen. Microsoft Power Apps kann sowohl in On-Premise-Sharepoint-Umgebungen als auch in Sharepoint Online eingesetzt werden, um die Flexibilität bei der Anwendungsentwicklung zu erhöhen.

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Wartung

• On Premise:
  Die Einführung erfordert mehr interne Wartungsaufgaben. Unternehmen müssen sich um Software-Updates, Sicherheitspatches und die allgemeine Wartung der Server kümmern. Dies bedeutet auch, dass IT-Teams mehr Ressourcen für die Verwaltung und Aktualisierung der Sharepoint-Infrastruktur benötigen.
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• Online:
  Sharepoint Cloud wird von Microsoft gewartet. Dies umfasst regelmäßige Updates, Sicherheitspatches und die allgemeine Verwaltung der Server. Unternehmen müssen sich weniger um die technischen Aspekte kümmern und können sich auf die Nutzung der Plattform konzentrieren.

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Kosten

• On Premise:
  Die On-Premise-Bereitstellung geht mit höheren anfänglichen Kosten einher. Unternehmen müssen für die Anschaffung von Hardware, Lizenzen und die Implementierung der Infrastruktur investieren. Darüber hinaus fallen langfristige Kosten für Wartung und Aktualisierungen an.
  
• Online:
  Sharepoint Online bietet ein Abonnement-Modell. Unternehmen zahlen regelmäßige Gebühren für die Nutzung der cloudbasierten Dienste. Die anfänglichen Kosten sind in der Regel niedriger, und es fallen keine langfristigen Verpflichtungen für Hardware-Investitionen an.

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Flexibilität

• On Premise:
  Lösungen bieten mehr Möglichkeiten und Flexibilität zur Anpassung. Unternehmen haben die volle Kontrolle über ihren Sharepoint. Dies ermöglicht eine umfassende Anpassung von Funktionen und Schnittstellen.
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• Online:
  Sharepoint Cloud ist auf vor eingestellte Funktionen ausgerichtet. Während grundlegende Anpassungen möglich sind, sind die Optionen im Vergleich zu On Premise begrenzter. Microsoft stellt sicher, dass die Plattform stabil und sicher bleibt, indem sie strenge Kontrollen über die Konfiguration behält.

Vor- und Nachteile Sharepoint On Premise:

Vorteile

Volle Kontrolle:

Unternehmen haben die volle Kontrolle über ihre Umgebung. Das bedeutet, dass sie sämtliche Einstellungen und Anpassungen nach ihren spezifischen Anforderungen vornehmen können. Dies ermöglicht eine maßgeschneiderte Sharepoint-Lösung, die exakt den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

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Anpassungsmöglichkeiten:  

Installationen erlauben eine tiefgreifende Anpassung der Sharepoint-Plattform. Dies beinhaltet die Integration von

• benutzerdefinierten Funktionen,
• Workflows und
• Schnittstellen,

um den individuellen Geschäftsprozessen gerecht zu werden.

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Offline Zugriff:  

Eine der herausragenden Funktionen von Sharepoint On Premise ist die Möglichkeit, auch ohne Internetverbindung zu arbeiten. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, mit abgelegenen Tätigkeitsgebieten, in denen eine konstante Internetverbindung nicht gewährleistet ist.

Nachteile

Hohe Anfangsinvestitionen:  
Die Einführung von Sharepoint On Premise erfordert erhebliche anfängliche Investitionen. Unternehmen müssen in

• Hardware,
• Softwarelizenzen und
• möglicherweise auch in spezialisierte IT-Personalressourcen

investieren, um die Infrastruktur effektiv zu betreiben.

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Interne Wartungsaufgaben:  

Die Verantwortung für die Wartung der On-Premise-Umgebung liegt vollständig beim Unternehmen. Dies schließt

• die Überwachung der Systemleistung,
• das Einspielen von Sicherheitsupdates,
• das Beheben von Fehlern und
• die Gewährleistung der Systemintegrität ein.

Interne Wartungsaufgaben erfordern entsprechend geschultes Personal und zeitliche Ressourcen.

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Vor- und Nachteile Sharepoint Online:

Vorteile:

Geringe anfängliche Kosten:  

Sharepoint Online bietet eine kostengünstige Einstiegsoption, da Unternehmen keine eigenen Serverinfrastrukturen aufbauen müssen. Die Kosten sind in der Regel auf ein Abonnement-Modell beschränkt, welches auch für kleinere Unternehmen erschwinglich ist.

Automatische Updates:  

Microsoft kümmert sich um sämtliche Software-Updates und Wartungsaufgaben in der cloudbasierten Sharepoint Online-Umgebung. Unternehmen profitieren automatisch von den neuesten Funktionen und Sicherheitspatches, ohne selbst aktiv werden zu müssen.

Skalierbarkeit:  

Sharepoint Online ermöglicht eine flexible Skalierung je nach den sich ändernden Anforderungen eines Unternehmens. Die Ressourcenplanung kann einfach angepasst werden, um mit dem Wachstum der Organisation Schritt zu halten.

Nachteile:

Begrenzte Anpassung:  

Im Vergleich zu Sharepoint On Premise sind die Anpassungsmöglichkeiten in Sharepoint Online begrenzter. Benutzerdefinierte Funktionen und tiefe Integrationen sind möglicherweise eingeschränkt, um die Integrität der cloudbasierten Umgebung zu gewährleisten.

Abhängigkeit von Internetverbindung:  

Eine konstante Internetverbindung ist für die Nutzung von Sharepoint Online unerlässlich. In Situationen mit instabiler oder fehlender Internetverbindung können Zugriffsprobleme auftreten. Dies ist insbesondere für Unternehmen in abgelegenen Gebieten relevant.

Fazit

Die Entscheidung für welchen Sharepoint Server sollte sorgfältig abgewogen werden. Eine umfassende Analyse der Geschäftsanforderungen, Client Access, Compliance-Aspekte, Budgetbeschränkungen und Zukunftspläne ist entscheidend. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihre SharePoint-Umgebung zu optimieren und die Vorteile der intelligenten Automatisierung zu nutzen, sollten Sie Microsoft Copilot Studio in Betracht ziehen.

Bei der Cloud-Migration von On-premises zu Online ist eine detaillierte Planung und Implementierung notwendig. Nur somit kann ein reibungsloser Übergang weg von Legacy Software gewährleistet werden. Eine Zusammenarbeit mit Experten für Cloud-Migrationen kann hierfür behilflich sein.

Unabhängig von der gewählten Bereitstellungsoption (On-Premise oder Online) ist es wichtig, die Schatten IT im Zusammenhang mit SharePoint zu berücksichtigen. Unternehmen sollten geeignete Richtlinien und Kontrollen implementieren, um die nicht autorisierte Nutzung der Plattform zu minimieren. Die Zusammenarbeit mit IT-Sicherheitsexperten kann bei der Umsetzung dieser Maßnahmen hilfreich sein.

Für weitere Informationen und Unterstützung mit Citizen Development und Low-Code-Entwicklungen stehen Ihnen Experten zur Verfügung.

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